El límite estricto de 2000 subsitios, listas y bibliotecas en SharePoint Online empieza ahora
TLDR;
La recomendación anterior de un máximo de 2000 subsitios por colección de sitios se convierte en un límite estricto e intentar crear más de 2000 subsitios (incluido el sitio raíz) en una colección de sitios generará un mensaje de error.
Además, también entra en vigor un nuevo límite estricto de un máximo de 2000 listas y bibliotecas combinadas por sitio (subsitio).
Las colecciones de sitios que ya superan estos nuevos límites estrictos seguirán funcionando, pero no se pueden crear nuevas listas, bibliotecas y subsitios que superen el límite.
Microsoft advierte que el límite de 2000 listas y bibliotecas puede aplicarse en el nivel de colección de sitios en el futuro.
Lo que significa para ti.
Si tiene colecciones de sitios que ya superan los nuevos límites, deberá reorganizar su arquitectura de SharePoint Online para poder seguir creciendo.
Si tiene soluciones automatizadas como soluciones de SharePoint Framework (SPFx), flujos de Power Automate, etc… que generan subsitios, listas o bibliotecas, tendrá que repensar su implementación y modificarlas para evitar los nuevos límites estrictos.
Historia de fondo
Publicado originalmente por Microsoft el 27 de julio de 2022, MC405984 se actualizó el 19 de septiembre de 2022 y retrasó la fecha de inicio de la aplicación a principios de febrero de 2023.
No se da ninguna razón para el cambio de la fecha de aplicación, pero podemos imaginar que fue en respuesta a numerosas quejas sobre el corto plazo para que las empresas y los proveedores de soluciones realicen los cambios necesarios para tener en cuenta estos nuevos límites.
500 000 colecciones de sitios para los «sitios personales» antiguos y 250 000 colecciones de sitios basadas en otras plantillas de sitios.
250 000 subsitios por colección de sitios, con un aviso de no superar los 2000 subsitios en el mismo nivel en la jerarquía.
Nunca se detallaron los límites en la cantidad de bibliotecas o listas por colección de sitios, pero había un límite de 30 000 000 de documentos o elementos por biblioteca o lista, usando carpetas para evitar el umbral de vista de lista de 5000.
Esos eran números bastante impresionantes incluso en esos años, entonces, ¿por qué Microsoft hizo este cambio?
En sus propias palabras (de MC405984):
There have been cases where some sites exceeded these limits, resulting in poor site performance and low-quality viewing experience. One of the most impacted areas is the API performance that degrades significantly when users access data on the sites that exceed their recommended limits. The API calls may time out or get throttled, blocking the users from opening the site or resulting in unexpected failures. In some extreme cases, the issue can impact functionalities beyond these sites.
Otras posibles razones
Antes de la era de la ‘experiencia moderna’, la interfaz que enumeraba los subsitios tenía un umbral de 2000 subsitios antes de que comenzara a ralentizarse considerablemente: el legado del código antiguo que no utilizaba la carga diferida. Muchos inquilinos, especialmente aquellos que se mudaron a SharePoint Online antes de que existiera la «experiencia moderna», todavía usan la interfaz clásica.
Luego está el umbral del alcance de seguridad (50,000) que en una ocasión bloqueó por completo el acceso a una colección de sitios para uno de mis clientes cuando lo superó; la única vez que Microsoft me permitió modificar la base de datos de contenido SQL directamente, ya que era la única manera para solucionar el problema. Dado que SharePoint Online se creó en SharePoint 2013, no me sorprendería que esto siga siendo un problema: la recomendación actual (la documentación no dice que sea un límite) es de 5000 por lista o biblioteca. Si consideramos todas las nuevas interfaces que Microsoft ha agregado para facilitar el intercambio de información desde SharePoint Online, esto aún podría ser muy relevante.
Además, debemos considerar la frase que Microsoft usa constantemente cuando nos da malas noticias: ¡degradación del rendimiento!
Dadas algunas estadísticas recientes, fácilmente hay más de 2 000 000 de inquilinos de Microsoft 365, lo que probablemente no tenga en cuenta los inquilinos de desarrollo.
Tantas granjas de SharePoint deben requerir una gran cantidad de CPU, RAM y espacio de almacenamiento, los cuales no son exactamente baratos. Dado que SharePoint Online es utilizado por otros servicios de M365 para el almacenamiento de documentos, como Teams y OneDrive, es fácilmente un componente crítico de su plataforma.
A pesar de las fallas ocasionales en la configuración de la red y otros accidentes similares que afectan a la imagen pública de Microsoft 364, lo siento, Microsoft 365, mantener SharePoint Online en funcionamiento con un hardware mínimo es probablemente un punto de partida para muchos de los cambios que hemos visto recientemente en SharePoint Online. También puede ser la verdadera razón detrás de la ‘arquitectura plana’ recomendada que no quiere que usemos subsitios en absoluto.
Los Detalles
Independientemente de las razones, los nuevos límites entrarán en vigencia pronto, si aún no se han aplicado a su inquilino.
Pero, como es típico de los anuncios del Centro de mensajes, el lenguaje utilizado no es exactamente claro en algunos puntos.
El principal problema es lo que realmente significa la palabra ‘sitio’.
Afortunadamente, ha habido tanta confusión al respecto que Microsoft actualizó su anuncio nuevamente el 11 de octubre de 2022:
‘2000 listas y bibliotecas combinadas por colección de sitios (incluido el sitio principal y los subsitios)’
pero luego dicen:‘una colección de sitios puede tener 2000 subsitios (incluido el sitio principal) y cada subsitio (incluido el sitio principal) puede tener 2000 listas y bibliotecas (incluidas las bibliotecas ocultas y bibliotecas predeterminadas)’
Entonces cuál es??!!!
Después de una búsqueda larga en Internet para investigar esto más a fondo, la opinión mayoritaria parece ser que, al menos por ahora, podemos tener 2000 subsitios (incluido el sitio raíz) CADA UNO con 2000 listas y bibliotecas combinadas (incluyendo listas y bibliotecas ocultas y predeterminadas).
Eso es un total de 4 000 000 de listas y bibliotecas por colección de sitios.
Pero espera, hay mas…
Bien, ahora estoy preocupado.
¡Un límite estricto de 2000 listas y bibliotecas por colección de sitios, incluidas las listas y bibliotecas ocultas y predeterminadas con una línea de tiempo TBD!
Si tiene soluciones que usan plantillas de sitio de SharePoint para generar subsitios, el límite estricto de 2000 listas y bibliotecas por colección de sitios podría significar que su colección de sitios nunca se acercará al límite de 2000 subsitios.
Por ejemplo, con 5 listas o bibliotecas en la plantilla de su sitio, solo obtendrá 400 subsitios antes de que deje de funcionar repentinamente.
Las implicaciones
¿Qué podría significar esto para las migraciones de SharePoint realizadas antes de la recomendación de arquitectura plana?
Para ayudar a los usuarios a pasar a SharePoint Online, sé que muchas organizaciones optaron por mantener su jerarquía de sitios original, a veces con muchos niveles de subsitios, que contienen fácilmente más de 2000 listas y bibliotecas en una sola colección de sitios.
Si se aplica el límite estricto de listas y bibliotecas por colección de sitios, muchas colecciones de sitios de SharePoint Online de arquitectura ‘pre-plana’ más antiguas no permitirán que se creen más listas o bibliotecas.
Esta es una pesadilla potencial para los administradores de SharePoint, quienes se verán obligados a realizar esencialmente otra migración a una arquitectura plana que quizás no pueda reemplazar toda la funcionalidad original.
La navegación global podría verse severamente limitada, incluso utilizando sitios centrales (hub sites); Las columnas de sitio basadas en campos de búsqueda que estaban disponibles en una colección de sitios ya no funcionarán; Los permisos aplicados por los grupos de seguridad de SharePoint se volverán horribles de administrar,…
¿Qué significa esto para las empresas y los proveedores de soluciones que intentan implementar soluciones automatizadas de gestión de documentos?
Hablaré de eso en mi próxima entrada de blog.
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