Sistema de gestión de documentos de proyectos de varias fases
Una aplicación personalizada construida sobre SharePoint, que proporciona la automatización y la facilidad de uso necesarias.
El Problema
¡SharePoint gestiona documentos muy bien! De hecho, probablemente sea lo que mejor hace. Pero como ocurre en casi todos los casos, esta empresa fabricante requirió un poquito más.
Su negocio se basa en proyectos y tiene múltiples fases durante el ciclo de vida de un proyecto. Los anteproyectos, órdenes y ofertas son las fases que normalmente se utilizan aquí, con la adición de múltiples ciclos de vida de proyectos que se generan a partir de un anteproyecto inicial. ¿Suena complicado? Tal vez lo sea, pero así es como funcionan y siempre hemos creído que el software debería adaptarse al proceso empresarial y no al revés.
Cada fase del proyecto tiene su propio conjunto de datos que deben mantenerse actualizados fácilmente y pueden usarse para buscar proyectos. Además, los datos se deben exportar fácilmente para análisis externos en Power BI o algo similar.
Lo más importante es que cada fase del proyecto requiere un espacio compartido para gestionar la documentación asociada a ella. Como ocurre con muchas empresas de fabricación, esta documentación se divide en varias secciones, tanto técnicas como administrativas, cada una con sus propias plantillas de documentos y un conjunto de permisos únicos para que solo aquellos que deberían tener acceso a los documentos puedan verlos y/o editarlos. Estos espacios también deben estar «entrecruzados» para permitir a los usuarios encontrar fácilmente documentación de otras fases relacionadas del proyecto.
SharePoint puede lograr todo esto, pero la creación de plantillas de sitios con múltiples bibliotecas y características adicionales como tipos de contenido y la aplicación de permisos complejos en estas bibliotecas y sus carpetas está fuera de la capacidad de un usuario normal.
Incluso para un usuario experimentado, crear una nueva fase de proyecto en una lista de SharePoint, vincularla a su elemento principal, crear un nuevo sitio con sus bibliotecas, carpetas y tipos de contenido, aplicar los permisos correctos y actualizar todos los vínculos entre espacios en el mismo árbol del proyecto llevaría horas.
La Solución
Prácticamente cualquier cosa que pueda hacer como usuario en la interfaz web de SharePoint, también puede hacerlo a través de las API REST de SharePoint o Graph.
Utilizando nuestra tecnología especialmente desarrollada, pudimos crear una aplicación Angular para proporcionar la interfaz y proporcionar toda la automatización para duplicar estas tareas manuales e integrarla en una página de SharePoint.
La interfaz permite al usuario navegar, filtrar y ordenar cada fase de los proyectos para encontrar la que le interesa y acceder a los datos dentro de la estructura de todas las fases del proyecto relacionadas. Luego pueden generar nuevas fases con sus espacios de documentos correspondientes con un solo clic: ¡una gran mejora con respecto a las horas de trabajo manual!
Dado que los requisitos comerciales pueden cambiar, ciertos elementos de la solución se crearon teniendo en cuenta la flexibilidad: las bibliotecas, la estructura de carpetas y los tipos de contenido para cada fase del proyecto y los permisos que se aplicarán a cada uno.
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